发送对账函的步骤和注意事项如下：
选择合适的时间
在确定发送对账函的时间时，需考虑到对方公司的结算周期和工作安排，避免在对方公司繁忙的时候发送，以免影响工作效率。
准备材料
在编写对账函前，需准备好相关的结算凭证和资料，确保对账函的准确性和完整性。
写作对账函
对账函的内容应当清晰明了，包括结算明细和计算方法，确保对方公司能够准确理解和核对。对账函的格式需要清晰简洁，文字表达要明了，可以通过电子邮件、传真或快递等方式发送给对方，方便对方查阅和核对。
发送对账函
确认对方的接收邮箱或地址信息，并在对账函中准确填写对方的名称、地址、联系方式等基本信息。对账函应当以书面形式发出，并通过可靠的渠道送达对方，例如挂号信或快递等方式。在发送对账函之后，及时跟进确认对方公司是否已经收到对账函，并核对结算情况。
跟进确认
在发送对账函后，及时跟进确认对方公司是否已经收到对账函，并核对结算情况。如果对方有疑问或需要进一步的解释，应及时回应和沟通。
保护客户隐私
发送对账函时，需要注意保护客户隐私，确保对账函不会被他人误看或泄露客户的私人信息。
留存备份
发送对账函之后，务必保留好自己的一份备份，以备日后需要核对或查询。
感谢客户
在对账函的结尾处，适当表达对客户的感谢之情，以彰显公司的服务态度和诚意。
通过以上步骤和注意事项，可以确保对账函的有效发送和及时确认，从而维护双方财务数据的准确性和及时性。