当党员档案丢失时，应按照以下步骤进行补办：
调查核实党员身份
党支部应首先调查核实丢失党员的身份，确认其是否为真正的党员。这可以通过派人前往其入党地调查或发函调等方式进行。
在确认党员身份后，党支部需报上级党委组织人事部门（如县、市、区委组织部以上）审核确认。
收集证明材料
补办《入党志愿书》需要收集一系列证明材料，包括：
本人有关入党情况说明，如入党时间、地点、入党介绍人、党支部书记等。
入党介绍人的证明材料，需详细记录介绍人的相关信息。
入党所在党支部负责人的证明材料，原则上由党支部书记出具，如无法找到，可由其他党支部委员代替。
党支部讨论接收该同志为预备党员及讨论预备党员转正的支部决议复印件或摘抄件。
基层党委讨论接收该同志为预备党员及讨论预备党员转正的党委决议复印件或摘抄件。
所有除本人情况说明之外的证明材料都必须加盖公章。
补办入党志愿书
在确认党员身份和收集齐全证明材料后，现单位党组织需重新填写《入党志愿书》，并在相关栏目注明情况和原因，提出承认党员资格的意见。
补办的《入党志愿书》需报上级党组织审核同意后，连同原单位党组织的有关材料一并存入本人档案。
其他相关手续
如果党员档案丢失是由于管理不善、自然灾害、人为失误等原因造成，党员本人应积极配合，如实向党组织汇报入党经过，并提供查核线索。
党组织应采取同本人谈话、找有关党组织了解情况、听取培养联系人和入党介绍人介绍情况、查阅有关档案资料等方式，对党员身份进行核实认定。
建议：
党员在发现档案丢失后，应尽快与所在单位党组织联系，了解补办流程和所需材料，尽早补办以免影响个人职务晋升、表彰奖励等方面。
在补办过程中，党员应如实提供所有相关信息，并配合党组织的调查核实工作，以确保补办过程的顺利进行。